Pavel Marculet, Certified Management Consultant si manager Omicron Consulting, a vorbit la conferinta AMCOR de la Timisoara din martie 2009 despre diminuarea riscurilor clientilor ce vor sa acceseze fonduri structurale prin selectarea consultantilor potriviti.
Principalele riscuri la care trebuie sa fie atent un client sunt cele legate de negocierea contractelor de consultanta, elaborarea documentatiilor aferente unui proiect si implementarea corecta a proiectului pentru a nu fi nevoiti sa restituie banii primiti.
Greseala intalnita cel mai des este cea de atitudine a potentialilor beneficiari, care cauta doar scriitori pentru cererea de finantare si nu consultanti care sa isi asume integral managementul de proiect si sa raspunda de implementarea proiectului de la inceput pana la raportul final catre finantator.
Un consultant care stie ca isi va bate capul pentru a finaliza cu succes proiectul si ca plata sa depinde de atingerea indicatorilor de rezultat si impact asumati prin proiect se va gandi de doua ori ce trece in cererea de finantare si nu va umfla nerealist promisiunile si indicatorii doar pentru ca proiectul sa fie selectat spre finantare.
Pentru consultant este foarte important sa lucreze in tandem cu clientul inca de la inceput, angajatii nominalizati de client in echipa de proiect sa fie instruiti, iar componenta sa sa nu se schimbe pe parcursul implementarii.
Un profesionist care se respecta nu va garanta niciodata in proportie de 100% reusita finantarii unui proiect.
Din contra, pe baza grilei de evaluare tehnice si financiare, va calcula corect sansele de finantare impreuna cu clientul, inainte de demararea procesului de elaborare a proiectului.
Clientul va sti astfel de la inceput care sunt sansele de reusita, dar si riscul de a depune un efort care nu va fi rasplatit prin obtinerea finantarii nerambursabile.
Daca isi va asuma constient acest risc, nu va acuza apoi consultantul pentru pierderea unei competitii in care s-au depus multe proiecte si unele au obtinut un punctaj mai bun.
Definirea scopului si obiectivelor unui proiect nu se poate face doar prin citirea ghidului de finantare a programului.
Conformitatea unui proiect cu obiectivele domeniului de interventie rezulta din documentele cadru de implementare a programului si din strategiile de dezvoltare elaborate la nivel local, regional si national.
De aceea, un consultant care se limiteaza la a citi ghidurile fara sa studieze aprofundat si strategiile ce stau in spatele acestora are o abordare superficiala.
Matricea cadru logica cu care ne-am obisnuit din programele de preaderare tip PHARE este utila pentru definirea clara a scopului, obiectivelor specifice, activitatilor si indicatorilor de performanta masurabili.
Ea trebuie completata chiar daca nu este ceruta explicit in ghidul de finantare.
Membrii echipei de proiect trebuie sa detina experiente prealabile in domeniul de expertiza solicitat de pozitia detinuta in echipa, iar acest lucru trebuie sa rezulte din CV-ul in format european si din fisele de post atasate la proiect.
Nu puteti solicita finantare doar pentru achizitii de teren fara realizarea de constructii pe acel teren si nici nu puteti doar sa construiti o cladire pentru sediu sau casa de vacanta fara a achizitiona echipamente tehnologice de ultima ora si licente pentru a ‘popula' acea cladire cu scopul de a le utiliza in eficientizarea activitatii.
Stadiul implementarii sistemului de management al calitatii este un indicator al seriozitatii unui aplicant, la fel cum la punctaj conteaza sa aveti standarde de calitate pentru conformitatea produselor si licente, brevete sau patente pentru echipamentele ce urmeaza a fi achizitionate.
O alta capcana este aceea prin care declarati in cererea de finantare ca veti disponibiliza personal datorita cresterii productivitatii muncii generate de achizitionarea unor echipamente si utilaje moderne.
Nu veti beneficia de finantari europene decat in cazul in care creati noi locuri de munca sau macar le mentineti pe cele existente la data depunerii cererii de finantare.
Persoanele ce nu mai sunt necesare in productie trebuie sa primeasca alte sarcini sau responsabilitati, de exemplu in procesul de vanzare, prospectare a pietei si dezvoltare a afacerii.
Un paradox este acela ca nu puteti pregati un singur studiu de fezabilitate pentru o investitie pe care sa il depuneti si la finantator, si la banca.
Finantatorul din fonduri europene favorizeaza proiectele cu rate interne de rentabilitate scazute, care nu pot obtine bani din piata.
Din contra, bancile resping proiectele nerentabile sau cu rate scazute de rentabilitate pentru ca nu genereaza suficiente venituri pentru restituirea creditului cu dobanzile aferente.
Ca atare, cereti consultantului sa elaboreze doua studii de fezabilitate diferite, unul pentru a fi atasat cererii de finantare si un altul dupa modelul bancii - fiecare banca are un model diferit de SF - care sa va ajute sa obtineti un credit pentru prefinantarea si cofinantarea proiectului.
De asemenea, aveti grija ca indicatorii masurabili asumati prin cererea de finantare sa corespunda cu cei rezultati din studiul de fezabilitate a investitiei.
Costurile de operare realiste, fluxul pozitiv de lichiditati (cashflow) care garanteaza sustenabilitatea proiectului, evitarea supraevaluarii cheltuielilor eligibile, intelegerea exacta a regulilor achizitiilor publice ce trebuie respectate, existenta terenului si disponibilitatea autorizatiilor de constructii si de mediu pentru investitii sunt alte secrete ale meseriei unui consultant profesionist.
Consultantul trebuie sa stie cum va influenta conjunctura pietei pe care actioneaza aplicantul obiectivele proiectului, cum se va sustine proiectul dupa incetarea finantarii nerambursabile si sa demonstreze nevoia finantarii nerambursabile.
Bataile de cap nu se opresc insa odata cu semnarea contractului de finantare.
Atunci cand atribuiti contractele de achizitie pentru lucrari, produse sau servicii trebuie sa aveti grija sa respectati normele interne de achizitii, sa estimati corect valoarea contractelor, sa faceti publicitate procedurii de achizitie si sa elaborati o documentatie completa.
Depasirea termenelor din graficul de activitati declarat initial, depasirea cheltuielilor din devizul general, neevidentierea separata a contabilitatii proiectului fata de contabilitatea generala a firmei, rapoartele de progres si cererile de rambursare gresit intocmite si nerespectarea manualului de identitate vizuala sunt principalele riscuri la implementarea unui proiect care pot duce la dificultati in finantare si la refuzuri in rambursarea cheltuielilor.
Acum cred ca va este mai clar de ce merita sa platiti un consultant nu doar pentru scrierea proiectului, ci mai ales pentru managementul de proiect si pentru implementarea cu succes a acestuia.
© Mircea Mitrutiu
