"Lutz & Associates Accounting" a elaborat un ghid de bune practici in externalizarea serviciilor de resurse umane si contabilitate in cadrul unui proiect finantat din fonduri europene prin programul Phare 2004 Coeziune Economica si Sociala - Dezvoltarea Resurselor Umane si Promovarea Capitalului Uman. 'Ghidul de bune practici' include un inventar legislativ, un calendar fiscal al obligatiilor de plata si declarative si liste ale prestatorilor de servicii de management al resurselor umane si ale prestatorilor de servicii de contabilitate din Regiunea de Vest.
Pentru a valorifica oportunitatile care mai exista pe pietele care incep sa se apropie de maturitate, managerii si resursele umane ale intreprinderilor mici si mijlocii trebuie sa isi canalizeze energia spre clienti si activitatile de baza ale firmei.
Externalizarea unor functiuni de tipul contabilitatii, salarizarii si administrarii resurselor umane poate duce la economii semnificative de energii antreprenoriale si timp ce pot fi utilizate mai eficient.
:: Subcontractati bataile de cap administrative!
Principalele avantaje ale outsourcingului:
. minimizarea costurilor permanente de personal datorita faptului ca un sub-contractant este platit doar pentru lucrarile prestate si timpul efectiv utilizat
. accesul la servicii si abilitati specializate, prestatorii de servicii fiind obligati sa fie la curent cu noile prevederi si obligatii legislative
. concentrarea pe domeniul principal de activitate (vanzari, relatia cu clientii, dezvoltarea de noi produse) si nu pe rezolvarea problemelor administrative de tipul declaratiilor contabile si administrarii de personal
. economii de timp, bani si infrastructura prin eliminarea unor costuri cu tehnica de calcul, software-ul asociat si instruirea pentru dezvoltarea profesionala (traininguri)
Externalizarea functiei de contabilitate nu il exonereaza complet pe administratorul firmei de raspunderea pentru tinerea evidentelor contabile.
:: Tipsuri
Printre aspectele esentiale care trebuie avute in vedere la selectarea firmei prestatoare de servicii de contabilitate pot fi enumerate:
. Este bine ca prestatorul sa fi avut in portofoliu firme cu un profil de activitate similar.
. Daca softul de contabilitate este detinut doar cu drept de utilizare, nu si de programare, anumite formate de rapoarte pot fi adaptate doar cu interventia unui specialist IT, ceea ce duce la intarzieri in livrarea lor.
. Contractul intre client si prestator trebuie sa specifice clar data pana la care mai pot fi efectuate modificari de ultim moment si care sunt consecintele intarzierilor in punerea la dispozitie a tuturor informatiilor si documentelor primare.
. Contractul de prestari servicii trebuie sa prevada clar cine suporta penalitatile de intarziere la plata taxelor sau depunerea declaratiilor, in functie de sursa erorilor sau a intarzierilor.
. Prestatorul ar trebui sa aiba o polita de asigurare profesionala.
. Daca subcontractantul realizeaza integral plata salariilor si a contributiilor, trebuie sa fie inregistrat la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal ca operator de date cu caracter personal, iar clientul trebuie sa anunte externalizarea serviciului de calcul salarial la aceeasi autoritate.
:: Firma de contabilitate nu-si ia concediu de odihna
Externalizarea functiei de management al resurselor umane poate presupune competente diverse, de la salarizare, administrarea documentelor de personal pana la recrutarea si motivarea resurselor umane.
E mai usor sa fii exigent cu subcontractantii decat cu propriii angajati ai departamentului de resurse umane, iar un contract de prestari servicii este mai usor de reziliat decat un contract individual de munca.
In plus, in timpul concediilor de odihna sau de boala sau daca apar diverse accidentari, propriii angajati pot fi indisponibili, in timp ce prestatorul extern trebuie sa acopere tot timpul plaja de competente necesare clientilor sai.
Confidentialitatea informatiilor contabile si a salariilor trebuie asigurata prin prevederi contractuale.
In contract trebuie precizate foarte clar conditiile in care pot aparea solicitari de renegociere a pretului initial si motivele ce ar putea sa justifice aceasta pretentie.
De asemenea, softul utilizat de subcontractant trebuie sa fie compatibil cu cel folosit de client.
Articol aparut in revista Banat Business nr. 178 / februarie 2008
Autor: Mircea Mitrutiu
