Paul Verlinden este responsabil cu relatiile internationale in cadrul asociatiei patronale "Metaalunie", avand o experienta de peste 15 ani in organizarea de evenimente de promovare comerciala in strainatate si in internationalizarea IMM-urilor olandeze.
Am discutat cu domnia-sa despre secretele organizarii unei misiuni economice de succes in strainatate:
"Angajamentul serios al participantilor la misiune si gasirea unor bune contacte locale de matchmaking sunt esentiale pentru succesul unei asemenea deplasari de afaceri.
Este un proces complex si dificil de organizat care necesita timp si bani.
Echipa de oameni dedicati care lucreaza din umbra in doua tari cu mentalitati si culturi diferite pentru succesul unei misiuni economice este compusa din firme de consultanta specializate, iar onorariul consultantilor care se pricep nu este unul neglijabil.
Trebuie alocate o zi si jumatate sau doua de munca doar pentru a aranja patru-sase contacte de afaceri cu potentiali parteneri pentru fiecare companie.
Pentru o delegatie de 20 de companii este vorba, deci, despre 40 de zile complete de consultanta platita doar pentru stabilirea contactelor cu partenerii romani.
Metaalunie are 12.000 de IMM-uri membre din industria metalului.
Procedura noastra prevede alegerea pietelor tinta pe care ne vom focaliza activitatile de promovare si misiunile economice cu doi ani inainte de organizarea oricarui eveniment.
Dupa ce am ales Romania ca piata tinta in centrul Europei, primul pas este contactarea Agentiei Olandeze pentru Comert Exterior (EVD) si Ambasadei Olandei in Romania pentru a solicita informatii detaliate despre schimburile economice bilaterale, cultura si mentalitatea tarii.
Apoi, incepem sa publicam articole de prezentare despre cum poti face afaceri in Romania si testam reactia si interesul membrilor nostri fata de o asemenea deplasare.
Daca avem raspunsuri pozitive, asociatia noastra patronala participa la licitatia pentru selectarea misiunilor economice care sunt finantate din fonduri guvernamentale olandeze.
Cererea de finantare este depusa cu un an si jumatate inaintea organizarii evenimentului.
Dupa ce am castigat cei 60.000 de euro necesari din partea guvernului, avem un an la dispozitie pentru a inscrie cei 20 de participanti dispusi sa aloce timpul necesar si sa co-finanteze costurile implicate de organizarea misiunii cu 500 de euro/participant la care se adauga cheltuielile de calatorie si cazare.
In perioada de inscrieri, care dureaza circa doua luni, se organizeaza seminarii de prezentare a oportunitatilor de afaceri din Romania si din Regiunea de Vest si se publica articole de promovare a misiunii economice.
Delegatii firmelor selectate pentru a participa la misiuni sunt consiliati apoi pentru identificarea exacta a profilului companiei, precum si a profilului potentialului partener pe care il cauta in strainatate.
Procesul de matchmaking in Romania este subcontractat unei firme specializate si acesta dureaza circa patru-sase luni.
Fiecare companie participanta trebuie sa beneficieze de patru-sase intalniri cu firme romanesti care se potrivesc profilului aprobat de clienti.
Cea mai dificila parte incepe insa abia dupa intoarcerea acasa din misiunea externa.
Conducatorii firmelor mici si mijlocii sunt oameni ocupati, care trebuie sa isi gestioneze afacerea.
In saptamana in care lipsesc din tara pentru a participa la un targ international sau la o misiune economica se aduna o multime de probleme curente urgente si, la intoarcere, managerii se concentreaza asupra rezolvarii acestor probleme si uita sa-si mai aloce timpul necesar pentru urmarirea contactelor pe care le-au stabilit cu ocazia misiunii economice.
De aceea, un sistem de follow-up eficient este esential pentru obtinerea de rezultate si pentru transformarea contactelor de afaceri in contracte.
Noi am creat un oficiu de suport pentru activitatea de follow-up si platim firmei de consultanta o suma suplimentara pentru a asigura comunicarea cu potentialii parteneri si a pastra la cald legaturile create pana in momentul concretizarii unor afaceri.
Altfel, energia si timpul consumat cu deplasarea sunt risipite.
Internationalizarea afacerii este un proces pe termen lung, in care reusesc doar cei ce au rabdare si perseverenta.
Cei ce cauta rezultate rapide si comenzi peste noapte sunt de cele mai multe ori dezamagiti si abandoneaza lupta.
Organizatorii de misiuni economice trebuie sa stie sa gestioneze inteligent asteptarile participantilor si sa nu creeze asteptari nerealiste.
Nu trebuie sa promiti clienti si comenzi imediate.
Ceea ce pot obtine sigur participantii la o misiune economica sunt informatii directe de la jucatorii din piata, simtirea pulsului unei piete potentiale la fata locului si contactul direct cu potentiali parteneri de afaceri.
In cel mai bun caz, dupa ce vor trece intre unu si trei ani, jumatate dintre firmele contactate pot deveni parteneri de afaceri pe termen lung.
Evaluarile periodice efectuate de noi dupa trei luni, dupa un an si dupa trei ani ne arata de fapt care a fost succesul unei misiuni economice a carei pregatire dureaza doi ani si costa 70.000 de euro."
Articol aparut in revista Banat Business nr. 171 / mai 2007
© Mircea Mitrutiu
