Cresterea eficientei managerilor de IMM-uri locale de a gestiona eficient propriile afaceri prin crearea si implementarea instrumentelor de externalizare a functiilor de contabilitate si management al resurselor umane face obiectul unui proiect Phare derulat de "Lutz & Associates Accounting", alaturi de "Advice Partners".

Managerii firmelor mici si mijlocii se focuseaza in mod natural pe aria de crestere a vanzarilor si pe relatiile cu clientii care genereaza bani.

Din pacate, administratorii micilor firme nu se pricep la fel de bine sa gestioneze eficient afacerea si averea acumulata cu mari eforturi.

De aceea, ei au deseori probleme cu gestionarea cresterii propriei afaceri si trebuie sfatuiti sa isi schimbe atitudinea si sa externalizeze integral functiile si procesele de contabilitate si management al resurselor umane, s-a afirmat la conferinta pe teme de outsourcing in domeniul contabilitatii si al resurselor umane organizata in cadrul proiectului.

La finalul proiectului va fi elaborat si difuzat un manual de bune practici pentru externalizarea functiilor de contabilitate si resurse umane.

Acesta ii va invata pe manageri cum sa selecteze un furnizor extern de servicii in functie de timpul si atentia acordate de acesta fiecarui client, de alocarea unui administrator de cont individualizat si de nivelul de pregatire si expertiza al consultantilor externi.

Externalizarea ar trebui sa insemne un contract de prestari servicii bine intocmit si negociat, care sa garanteze preluarea integrala a responsabilitatii pentru serviciile prestate in fata organelor de control, asigurarea legalitatii operatiunilor firmei si unor costuri performante pentru serviciile prestate.

Contabilul te invata primii pasi in afaceri

Multi administratori de IMM-uri nu stiu sa utilizeze informatiile contabile din situatiile financiare anuale pentru optimizarea propriilor decizii manageriale.

De aceea, cea mai buna solutie este alegerea furnizorului extern de servicii de contabilitate inainte chiar de infiintarea firmei.

Primul aspect care trebuie verificat este existenta autorizatiei la zi vizata de CECCAR si a unei asigurari de malpraxis acoperitoare pentru nivelul riscurilor la care se expune expertul contabil.

Apoi, trebuie solicitata consultanta de specialitate pentru incadrarea noii firme ca platitor de TVA sau nu, ca microintreprindere sau platitor de impozit pe profit si masura in care sunt necesari sau nu la inceputul activitatii un numar de angajati salariati.

Daca se va lucra pentru alte firme platitoare de TVA si se estimeaza ca vor fi necesare cheltuieli si investitii serioase, care vor presupune recuperarea TVA-ului, este de preferat sa se opteze pentru calitatea de platitor de TVA.

In schimb, in situatia in care se ofera servicii pentru populatie si care nu presupun mari investitii, o firma fara TVA poate avea un avantaj competitiv vanzand produsele sau serviciile mai ieftin la inceputul activitatii, pana ce cifra de afaceri depaseste un anumit plafon.

Administrarea unei societati este o mare responsabilitate care nu este in general bine si complet inteleasa.

De exemplu, situatiile financiare anuale si chiar raportul administratorului sunt intocmite de contabili si semnate de administratori fara a fi mai intai analizate si bine intelese.

Performanta societatii, evolutia principalelor tipuri de cheltuieli, dinamica veniturilor din diversele activitati prestate sau riscurile si incertitudinile privind viitorul societatii pot fi ‘citite' cu ajutorul specialistilor in oglinda contabilitatii.

Resursele umane nu inseamna doar salarizare si administrarea de personal

Atunci cand vorbesc despre managementul resurselor umane, multi manageri incepatori cred ca este vorba doar despre salarizare si administrarea de personal.

In fapt, externalizarea functiei de resurse umane priveste un set complex de nevoi care evolueaza in functie de varstele unei organizatii.

Este vorba despre recrutarea si selectarea de personal, instruirea si formarea profesionala, coaching-ul, administrarea pachetelor de beneficii si evaluarea performantelor.

Doar 12% dintre managerii romani se preocupa serios de dezvoltarea fortei de munca din propria organizatie, desi specialistii care detin know-how-ul devin esentiali pentru succesul in noua economie a cunoasterii.

Doua domenii sensibile unde trebuie acordata atentie maxima sunt securitatea si protectia muncii si protejarea cunostintelor acumulate de angajati prin cursuri de formare si training-uri platite de angajatori.

Contractele de formare profesionala bine intocmite si consilierea angajatilor va pot proteja de hemoragia de resurse umane valoroase care pleaca din organizatii la concurentii acestora cu tot cu bagajul valoros de cunostinte, informatii si baze de date pe care l-au acumulat.

Articol aparut in revista Banat Business nr. 172 / iunie 2007

© Mircea Mitrutiu