Procedura de control ex-ante in alocarea fondurilor europene incepe o data cu pregatirea licitatiei si detaliilor de implementare a programelor si cu aprobarea dosarului de licitatie de catre Delegatia Comisiei Europene.

Dupa aprobarea dosarului de licitatie, Ministerul Integrarii Europene, ca autoritate de contractare, lanseaza licitatia pentru bunuri, servicii sau lucrari sau face public anuntul de apel public de proiecte pentru granturi. Potentialii beneficiari depun propunerile de proiecte si cererile de finantare la agentiile de dezvoltare regionale pentru evaluare.

Comitetul de Evaluare examineaza calitatea proiectelor, in conformitate cu cerintele din Ghidul Solicitantului. La evaluare pot participa asesori si observatori.

Orice membru al comitetului de evaluare care are un potential conflict de interese in raport cu unul sau mai multe proiecte depuse trebuie sa declare acest lucru si sa se retraga din evaluarea acestor proiecte sau din intreaga evaluare a cererilor depuse si sa fie inlocuit. Conflictul de interese presupune o relatie personala sau profesionala cu solicitantul finantarii.

Orice incercare a unui solicitant de a influenta procesul de evaluare si selectie prin contactarea membrilor Comitetului de Evaluare duce la excluderea propunerii lui din evaluare si interzicerea participarii la licitatii pentru o perioada de doi ani.

Lista proiectelor propuse spre finantare de Comitetul de Evaluare devine finala si publica doar dupa aprobarea ei pe plan regional, national si de catre Comisia Europeana. Raportul de evaluare si lista beneficiarilor selectati de comitetul de evaluare sunt supuse spre aprobare Consiliului de Dezvoltare Regionala, Ministerului Integrarii Europene si apoi Delegatiei Comisiei Europene.

Ministerul Integrarii Europene si Delegatia Comisiei Europene pot cere reevaluarea proiectelor de catre un nou comitet de evaluare daca considera ca evaluarea nu a fost corect realizata sau nu s-au respectat procedurile UE privind intocmirea documentelor supuse spre aprobare. Reevaluarea sau refacerea documentelor supuse spre aprobare conduc inevitabil la intarzieri in derularea programelor conform calendarelor stabilite initial.

Fiind vorba despre banii contribuabilului european, Delegatia Comisiei Europene exercita un control inaintea semnarii contractelor de finantare ? ex-ante. Daca exista suspiciuni serioase privind incercari de fraudare a fondurilor comunitare, paralel cu evitarea fraudei, se sesizeaza Oficiul de Lupta Anti-Frauda al Uniunii Europene (OLAF).

Dupa aprobarea Raportului de evaluare ce cuprinde lista beneficiarilor selectati, autoritatea de contractare (Ministerul Integrarii Europene) pregateste contractele de finantare care trebuie semnate cu beneficiarii pana la expirarea termenului limita de contractare.

Necontractarea fondurilor pana la depasirea termenului limita duce la returnarea banilor Comisiei Europene. Exista cazuri in care beneficiari selectati nu au mai semnat contractul de finantare pentru ca nu mai dispuneau de co-finantarea necesara.

Seful Delegatiei Comisiei Europene andorseaza acele contracte care prevad achizitii cu o valoare de peste 300.000 euro.

Comisia Europeana (DG ELARG), prin firme specializate, realizeaza evaluarea intermediara in timpul desfasurarii programelor pentru a vedea in ce masura proiectele vor putea sa atinga obiectivele stabilite prin documentele de programare.

Lista cu proiectele finantate nu poate fi facuta publica pe plan local inaintea aprobarii finale date de Delegatia Comisiei Europene.

Riscurile cele mai mari apar la finantarile nerambursabile (granturile) adresate mediului de afaceri si la selectarea constructorilor pentru marile proiecte de investitii. Exista finantari pentru investitii unde firma beneficiara a unei investitii a dat faliment ulterior semnarii contractului datorita competitiei de pe piata si nu a putut sa deruleze pana la capat planul de afaceri propus.

O singura persoana nu poate decide in nici o faza a procesului de evaluare (derulare, contractare, implementare) asupra selectarii proiectelor, fiind vorba de comitete unde puterea de decizie nu apartine unui individ.

Declaratiile de impartialitate ale evaluatorilor sunt documente pe proprie raspundere si se refera la absenta relatiilor trecute, prezente si viitoare cu solicitantii de finantari ce au depus proiecte (sa nu fi lucrat in firma respectiva, sa nu fi avut relatii comerciale cu acea firma, sa nu fi beneficiat de contracte de sponsorizare din partea firmei sau sa nu fi fost angajat al firmei de consultanta care a scris proiectul).

Nu intereseaza relatiile de afaceri cu proprietarii persoane fizice ai firmei solicitante (actionari, asociati), ci cu entitatea juridica ce a propus proiectul. Componenta comitetelor de evaluare nu este publica.

Din pacate, beneficiarii isi construiesc proiectele pe calapodul schemelor de finantare doar pentru a castiga finantarea, uitand de faptul ca proiectul trebuie sa fie in primul rand util beneficiarului si potrivit cu strategia de dezvoltare a solicitantului care il co-finanteaza.

Beneficiarii ar trebui sa aiba schita propriilor proiecte cu mult inainte de lansarea licitatiilor si a ghidului solicitantului pentru un anumit program si sa se lanseze in redactarea unui proiect numai acolo unde obiectivele programului se suprapun peste propriile obiective de afaceri.